При увольнении, главный бухгалтер обязан передать сотруднику, который займет его место, все документы, отчеты, учетные базы, регистры бухгалтерского и налогового учета в электронном или бумажном виде. Достаточно часто встречается ситуация, когда бухгалтер уже подал заявление о своем увольнении, а нового сотрудника на его место еще не нашли. В таком случае, происходит передача всей документации и отчетности директору или владельцу предприятия. Но не всегда директор обладает достаточной компетенцией для того, чтобы понять, насколько полные данные он получил. В результате, когда приходит новый сотрудник на место уволившегося, возникает неразбериха – вроде, все передали, а работать невозможно. Поэтому, в таких случаях многие компании привлекают стороннего специалиста, чтобы передача данных произошла правильно.
Клиент:
К нам обратилась компания, которая занимается производством и доставкой обедов в офисы. Компания небольшая, объем выручки около 1млн. руб. в месяц. Применяет режим УСН доходы-расходы (15%).
Проблема: бухгалтер, который вел в компании учет, собрался увольняться, а нового бухгалтера компания не нашла.
Цель: корректный прием документов и других данных от увольняющегося бухгалтера.
Что было сделано:
- Анализ корректности ведения учета. По результатам анализа, было обнаружено, что бухгалтер не соблюдала правила включения в расходы по УСН расходов на приобретение товаров. Она принимала в расходы стоимость товаров, не дожидаясь их оплаты поставщику. Эта ошибка может привести к занижению налога в отчетном периоде, что, в свою очередь, приведет к штрафам и пеням со стороны налоговой службы. А значит – и к дополнительным расходам.
- Передаточный акт. Составлен передаточный акт, в котором зафиксирован не только перечень документов и отчетов, которые передавались старым бухгалтером, но и выявленные ошибки.
Далее клиент принял решение больше не искать нового бухгалтера и обратился ко нам с просьбой вести их учет.
- Восстановлен учет за 3 предыдущих года и пересданы декларации по УСН;
- Налажен обмен данными с системой Меркурий.
Меркурий – это автоматизированная система сертификации грузов, за которыми установлен государственный ветеринарный контроль на территории РФ. Этот пункт важен для компаний, которые занимаются продуктами питания и закупают мясо, птицу, рыбу, молоко и другие продукты животного происхождения оптом.
Само по себе неприменение ВГИС «Меркурий» не является административным правонарушением, но не исключено, что КоАП РФ пополнится новыми нормами, и стоит быть к этому готовым.
Результат:
Ошибки в учете исправлены, все отчеты сдаются правильно и своевременно. Компании удалось избежать налоговых штрафов.