Чем крупнее становится компания, тем больше ей требуется оптимизация бизнес-процессов и создание системы внутреннего контроля. Это необходимо для повышения уровня достоверности финансовой отчетности. Обычно для этих целей нанимают сотрудников-контролеров, сидящих на окладе.
Растущему бизнесу такой найм часто не выгоден. Но задачи, стоящие перед небольшим предприятием ничуть не проще. Их руководителям также требуется снижение налоговых рисков и уверенность в правильности ведения учета.
Штатный бухгалтер обычно «завален» текущей работой. У него остается очень мало времени на проведение полноценного анализа и выявление недочётов. Взгляд со стороны позволяет избежать ошибок и оптимизировать учетные процессы в организации.
Клиент:
Торговая компания без филиалов. Большой штат менеджеров, которые напрямую общаются с клиентами и формируют для них документацию. В отделе бухгалтерии 3 человека.
Цели проверки:
- Повышение эффективности документооборота между сотрудниками организации;
- Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета;
- Минимизация налоговых рисков.
Что было сделано:
- Проверка документооборота внутри организации.
Установлено как двигаются документы, и какие сотрудники участвуют в выявленных цепочках движения. Выяснено, сколько времени находятся документы у конкретных сотрудников, каким образом сотрудники контактируют между собой.
Результат:
- Выявлены «узкие» места документооборота и сотрудники, у которых документы (акты, накладные) лежали в столе, а бухгалтерия, тем временем, не могла отразить вовремя документы в учете. Подобные задержки часто приводили к необходимости пересдавать отчетность предыдущих периодов.
- Найденные документы позволили уменьшить НДС и налог на прибыль текущего периода и сократить дебиторскую задолженность.
- На основании проведенного анализа, был составлен график для каждого сотрудника, участвующего в документообороте, с указанием периода, который сотрудник может работать с документом.
- Оценка учетной системы.
Выявлено, что в организации используется учетная система, не соответствующая всем требованиям предприятия. Бухгалтеру приходится синхронизировать данные из «облачной» торговой программы в бухгалтерскую и исправлять большое количество данных вручную, что сильно увеличивает объем работы и приводит к увеличению количества ошибок.
Результат:
- По результатам анализа, организация обновила свою учетную систему, что позволило на 30% сократить время работы бухгалтерии, затрачиваемое на проверку перенесённых данных.
- Освобожденное время теперь посвящено анализу учета. Количество ошибок сократилось на 85%.
- Проверка отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Выявлены хозяйственные операции, которые бухгалтер делал ручными проводками. Выяснена причина и проведено обучение сотрудников по использованию документов учетной системы.
Результат:
- Уменьшение количества ручных проводок сократило неправильное отражение хозяйственных операций в налоговом учете и уменьшило налоговые риски на 25%.
- Уменьшено искажение финансовой информации, важной для учредителей, за счет устранения ошибок в бухучете. Дальнейшее планирование стало более эффективным.